W erze pracy zdalnej i hybrydowej małe i średnie przedsiębiorstwa stają przed wyzwaniem efektywnego zarządzania danymi firmowymi. Jak zapewnić pracownikom bezpieczny dostęp do plików z dowolnego miejsca? Gdzie przechowywać rosnące zasoby dokumentów, projektów i backupów? Czy chmura publiczna to jedyne rozwiązanie? Odpowiedzią na te pytania może być Synology NAS – rozwiązanie, które łączy funkcjonalność prywatnej chmury z prostotą obsługi i przewidywalnymi kosztami.
Spis treści
W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego Synology NAS to doskonały wybór dla firm, jak skonfigurować zdalny dostęp, jakie oferuje mechanizmy bezpieczeństwa i jak zintegrować go z Microsoft 365. Porównamy również NAS z innymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku.
Czym jest Synology NAS i dlaczego firmy go wybierają?
NAS, czyli Network Attached Storage, to urządzenie sieciowe służące do przechowywania i udostępniania plików w sieci lokalnej lub przez internet. Synology to jeden z wiodących producentów rozwiązań NAS, oferujący urządzenia od małych modeli dla startupów po zaawansowane systemy dla średnich przedsiębiorstw. To właśnie uniwersalność i skalowalność sprawiają, że Synology NAS jest tak popularny wśród polskich firm.
Jedną z kluczowych zalet Synology NAS jest pełna kontrola nad danymi firmowymi. W przeciwieństwie do chmury publicznej, gdzie informacje przechowywane są na serwerach zewnętrznych dostawców, NAS pozwala firmie zachować wszystkie pliki fizycznie w swoim biurze lub w wybranym centrum danych. To szczególnie istotne dla przedsiębiorstw działających w branżach regulowanych, gdzie zgodność z RODO i kontrola nad danymi osobowymi są priorytetem.
Synology wyróżnia się również intuicyjnym systemem operacyjnym DSM (DiskStation Manager), który posiada graficzny interfejs przypominający systemy desktopowe. Dzięki temu podstawowa konfiguracja nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej ani zatrudnienia dedykowanego administratora IT. Właściciel małej firmy lub osoba odpowiedzialna za IT może samodzielnie skonfigurować większość funkcji w ciągu kilku godzin.
Bogaty ekosystem aplikacji to kolejny atut Synology. W centrum pakietów dostępnych jest ponad sto różnych aplikacji – od narzędzi do synchronizacji plików, przez systemy CRM, po rozwiązania do wideokonferencji i zarządzania projektami. Większość z nich jest bezpłatna i może być zainstalowana jednym kliknięciem, co znacząco rozszerza możliwości podstawowego urządzenia NAS.
Zdalny dostęp do plików firmowych – prywatna chmura w Twojej firmie
Jednym z najważniejszych powodów, dla których firmy decydują się na Synology NAS, jest możliwość bezpiecznego dostępu do plików firmowych z dowolnego miejsca na świecie. W dobie pracy zdalnej i modelu hybrydowego to funkcjonalność absolutnie niezbędna dla sprawnego działania zespołu.
Synology Drive to aplikacja, która przekształca NAS w prywatną chmurę dla firmy, działającą podobnie jak popularne rozwiązania komercyjne, ale z pełną kontrolą nad danymi. Aplikacja oferuje automatyczną synchronizację folderów między komputerami pracowników a NAS-em, dostęp do plików przez przeglądarkę internetową oraz mobilne aplikacje na iOS i Android. Pracownicy mogą udostępniać pliki i foldery współpracownikom, korzystać z wersjonowania dokumentów oraz pracować offline z automatyczną synchronizacją po ponownym połączeniu z internetem.
Największą bolączką tradycyjnych rozwiązań NAS była konieczność skomplikowanej konfiguracji przekierowania portów w routerze firmowym. Synology całkowicie eliminuje ten problem dzięki technologii QuickConnect, która pozwala na dostęp do NAS-a przez bezpieczne połączenie bez żadnej ingerencji w ustawienia sieci. Po aktywacji QuickConnect w panelu administracyjnym firma otrzymuje unikalny adres internetowy, przez który pracownicy mogą logować się z dowolnego miejsca. Całe połączenie jest szyfrowane end-to-end, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa transmisji danych.
Dla firm wymagających jeszcze wyższego poziomu zabezpieczeń Synology oferuje wbudowany serwer VPN, który tworzy bezpieczny tunel sieciowy między urządzeniem pracownika a siecią firmową. Dzięki połączeniu VPN zdalny pracownik może korzystać z zasobów firmowych tak, jakby fizycznie przebywał w biurze – ma dostęp do serwera plików, drukarek sieciowych i wewnętrznych systemów firmowych. Synology VPN Server obsługuje popularne protokoły OpenVPN, L2TP/IPSec i PPTP, co zapewnia kompatybilność z praktycznie wszystkimi urządzeniami i systemami operacyjnymi.
Bezpieczeństwo danych firmowych – wielowarstwowa ochrona
Bezpieczeństwo to kluczowy aspekt każdego rozwiązania firmowego do przechowywania danych. Synology oferuje kompleksową, wielowarstwową ochronę, która zabezpiecza informacje przed zarówno zewnętrznymi zagrożeniami, jak i wewnętrznymi incydentami.
Podstawowym mechanizmem ochrony jest szyfrowanie danych. Wszystkie pliki na dyskach mogą być zabezpieczone algorytmem AES-256, tym samym, którego używają instytucje finansowe i agencje rządowe. Nawet w przypadku fizycznej kradzieży urządzenia lub dysków, dane pozostają całkowicie nieczytelne bez klucza szyfrującego. Dodatkowo cała komunikacja między urządzeniami użytkowników a NAS-em odbywa się przez bezpieczne połączenia HTTPS z certyfikatem SSL, który można uzyskać bezpłatnie od Let’s Encrypt lub użyć własnego certyfikatu firmowego.
Synology DSM posiada wbudowany firewall z możliwością tworzenia szczegółowych reguł dostępu oraz funkcję Auto Block, która automatycznie blokuje adresy IP po kilku nieudanych próbach logowania. To skutecznie chroni przed atakami brute-force, w których napastnicy próbują odgadnąć hasła do kont użytkowników. Dla dodatkowej ochrony dostępne jest dwuskładnikowe uwierzytelnianie, które wymaga od użytkowników podania nie tylko hasła, ale także jednorazowego kodu z aplikacji mobilnej.
Najpotężniejszym narzędziem zabezpieczającym przed utratą danych są snapshoty, czyli migawki systemu plików wykonywane automatycznie w ustalonych odstępach czasu. Jeśli firma padnie ofiarą ataku ransomware, który zaszyfruje wszystkie pliki, administrator może przywrócić dane do stanu sprzed ataku w dosłownie kilka minut. Snapshoty działają na zasadzie copy-on-write, co oznacza, że zajmują bardzo mało miejsca na dysku i nie obciążają wydajności systemu.
Synology pozwala również na precyzyjne zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Administratorzy mogą tworzyć grupy użytkowników odpowiadające strukturze organizacyjnej firmy, nadawać uprawnienia na poziomie pojedynczych folderów oraz śledzić historię dostępu do plików. To funkcjonalność niezbędna do zachowania zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz do wykrywania potencjalnych wycieków informacji.
Backup dla firm – nigdy nie trać cennych danych
Profesjonalny backup to nie opcja, to konieczność dla każdej firmy, która poważnie podchodzi do ochrony swoich danych. Utrata dokumentów, projektów czy baz klientów może oznaczać nie tylko straty finansowe, ale wręcz zakończenie działalności. Synology oferuje kompletne rozwiązania backupowe, które zabezpieczają dane na wielu poziomach.
Podstawowym narzędziem do tworzenia kopii zapasowych jest aplikacja Hyper Backup, która pozwala na automatyczne archiwizowanie danych do chmury publicznej, na drugi NAS Synology w innej lokalizacji lub na zewnętrzne dyski USB. Hyper Backup obsługuje najpopularniejsze usługi chmurowe, co pozwala firmom wykorzystać istniejące subskrypcje do dodatkowego zabezpieczenia krytycznych danych. Aplikacja oferuje zaawansowane funkcje takie jak harmonogramowanie backupów, wersjonowanie plików, deduplikację danych oraz szyfrowanie przed wysłaniem do chmury.
Wyjątkową funkcją dostępną w Synology jest Active Backup for Business, która umożliwia backup całych komputerów pracowników bezpośrednio na NAS. W przypadku awarii laptopa lub stacji roboczej administrator może przywrócić cały system operacyjny wraz z zainstalowanymi programami i plikami użytkownika w ciągu godziny. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm, w których pracownicy używają lokalnie zainstalowanego oprogramowania specjalistycznego lub przechowują istotne dane poza serwerem plików.
Snapshoty, o których wspominaliśmy w kontekście bezpieczeństwa, pełnią również rolę mechanizmu backupowego dla danych na samym NAS-ie. Można je konfigurować tak, aby były tworzone co godzinę w czasie godzin pracy lub co kilka godzin w nocy. Przywrócenie danych ze snapshota to kwestia kilku kliknięć i zajmuje zaledwie kilka minut, co czyni je idealnym rozwiązaniem do szybkiego reagowania na przypadkowe usunięcie lub modyfikację plików.
Integracja z Microsoft 365 – połączenie mocy chmury i lokalnego NAS
Wiele polskich firm korzysta z Microsoft 365 do poczty elektronicznej, kalendarza, komunikacji przez Teams oraz pracy na dokumentach Office. Synology doskonale współpracuje z ekosystemem Microsoft, oferując funkcje, które wzmacniają i uzupełniają możliwości chmurowego pakietu biurowego.
Microsoft nie oferuje pełnego, niezależnego backupu danych przechowywanych w Microsoft 365. Usunięte pliki z OneDrive czy wiadomości z Exchange Online mogą być nieodwracalnie utracone po upływie okresu retencji. Synology Active Backup for Microsoft 365 rozwiązuje ten problem, automatycznie pobierając i archiwizując wszystkie dane firmowe z chmury Microsoft na lokalnym NAS-ie. Backup obejmuje skrzynki pocztowe Exchange Online, witryny SharePoint, osobiste przestrzenie OneDrive for Business oraz rozmowy i pliki z Microsoft Teams.
Konfiguracja backupu Microsoft 365 jest prosta i opiera się na bezpiecznym połączeniu API. Po pierwszej synchronizacji Synology wykonuje przyrostowe backupy, pobierając tylko zmienione lub nowe dane, co minimalizuje obciążenie sieci i transferu danych. W razie przypadkowego usunięcia ważnej wiadomości email, dokumentu czy całej witryny SharePoint, administrator może przywrócić dane bezpośrednio z NAS-a w kilka minut.
Synology Drive może współpracować z Microsoft 365 jako dodatkowa przestrzeń do współdzielenia plików. Pracownicy mogą synchronizować dokumenty między NAS-em a aplikacjami desktopowymi Office lub edytować pliki bezpośrednio w przeglądarce używając Synology Office. To elastyczność, która pozwala firmom zachować najlepsze cechy obu rozwiązań – współpracę w czasie rzeczywistym z Microsoft 365 oraz pełną kontrolę i bezpieczeństwo lokalnego NAS-a.
Dla firm, które chcą maksymalnej niezależności od dostawców chmurowych, Synology oferuje również własny serwer poczty MailPlus. To pełnoprawna alternatywa dla Exchange Online, która pozwala hostować firmowe skrzynki email bezpośrednio na NAS-ie. MailPlus obsługuje wszystkie standardowe protokoły pocztowe, webmail, synchronizację z urządzeniami mobilnymi oraz kalendarze i kontakty.
Synology NAS vs inne rozwiązania – dlaczego warto wybrać Synology
Aby w pełni docenić wartość Synology NAS, warto porównać to rozwiązanie z popularnymi alternatywami dostępnymi na rynku.
Chmura publiczna, taka jak Google Workspace czy Dropbox Business, oferuje łatwość wdrożenia i brak początkowych inwestycji, ale wiąże się z ciągłymi kosztami subskrypcyjnymi i ograniczoną kontrolą nad danymi. Synology NAS wymaga jednorazowego zakupu urządzenia i dysków, ale po tym nie generuje cyklicznych opłat licencyjnych. Dla zespołu dziesięciu pracowników różnica w kosztach na przestrzeni pięciu lat może być znacząca. Dodatkowo wszystkie dane pozostają w firmie, co eliminuje obawy związane z prywatnością i jurysdykcją dostawcy chmurowego.
Tradycyjny serwer Windows to rozwiązanie sprawdzone, ale kosztowne i skomplikowane. Wymaga zakupu licencji systemu operacyjnego, często dodatkowych licencji CAL dla użytkowników oraz specjalistycznej wiedzy do konfiguracji i administracji. Synology NAS oferuje większość funkcji serwera plików w znacznie prostszej i bardziej przystępnej formie. System operacyjny DSM jest darmowy, zużycie energii elektrycznej jest kilkukrotnie niższe, a konfiguracja nie wymaga zatrudnienia administratora IT na pełny etat.
Konkurencyjne rozwiązania NAS, takie jak QNAP czy Western Digital My Cloud, mają swoje mocne strony, ale Synology wyróżnia się na rynku przede wszystkim jakością i intuicyjnością systemu operacyjnego. DSM jest uznawany za najbardziej dopracowany i przyjazny użytkownikowi system NAS na rynku. Synology oferuje także regularne aktualizacje bezpieczeństwa przez wiele lat po zakupie urządzenia, co jest kluczowe dla zabezpieczenia danych firmowych. Dodatkowo ekosystem aplikacji Synology jest najbogatszy spośród wszystkich producentów NAS, a społeczność użytkowników i baza wiedzy są niezwykle aktywne.
Praktyczne zastosowania Synology NAS w polskich firmach
Synology NAS znajduje zastosowanie w bardzo różnych typach przedsiębiorstw i branżach. Przykładem może być firma konsultingowa z piętnastu pracownikami, z których połowa pracuje zdalnie. Synology NAS zainstalowany w biurze głównym umożliwia wszystkim pracownikom synchronizację dokumentów przez Synology Drive, projektantom współpracę nad dużymi plikami graficznymi przez VPN, a działowi finansowemu bezpieczne przechowywanie wrażliwych dokumentów z odpowiednimi uprawnieniami dostępu. Automatyczny backup do chmury wykonywany w nocy zabezpiecza dane przed utratą w przypadku awarii sprzętu.
Agencje kreatywne i studia graficzne to kolejna grupa, która intensywnie korzysta z możliwości Synology. Projekty dla klientów często muszą być archiwizowane przez wiele lat ze względów prawnych i kontraktowych. NAS z dużą pojemnością pozwala na przechowywanie wszystkich projektów lokalnie, z możliwością archiwizacji starszych materiałów do taniej chmury obiektowej. Klienci mogą otrzymywać bezpieczne linki do pobrania materiałów przez QuickConnect, a migawki co kilka godzin chronią przed przypadkowym usunięciem cennych plików roboczych.
Firmy IT i deweloperskie wykorzystują Synology NAS do backupu infrastruktury serwerowej. Active Backup for Business może wykonywać kopie zapasowe maszyn wirtualnych VMware czy Microsoft Hyper-V, co pozwala na szybkie przywrócenie działania krytycznych systemów w przypadku awarii. Replika backupów może być przechowywana na drugim NAS-ie w lokalizacji partnera biznesowego lub w centrum danych, co zapewnia geograficzną redundancję danych.
Wdrożenie Synology NAS – od czego zacząć?
Wybór odpowiedniego modelu Synology NAS zależy od wielkości firmy, liczby użytkowników i planowanego wykorzystania. Dla małych firm z kilkoma pracownikami wystarczą modele dwu lub czterodyskowe z serii Plus, które oferują dobry stosunek możliwości do ceny. Średnie przedsiębiorstwa powinny rozważyć modele z sześcioma lub więcej dyskami, które pozwalają na większą pojemność i lepszą ochronę danych przez zaawansowane konfiguracje RAID.
Kluczowym elementem jest również dobór odpowiednich dysków twardych. Do zastosowań w NAS należy używać dysków dedykowanych do pracy ciągłej, takich jak seria WD Red, Seagate IronWolf czy Toshiba N300. Dyski desktopowe nie są przystosowane do pracy przez dwadzieścia cztery godziny na dobę i szybko ulegają awarii. Wybór pojemności zależy od potrzeb firmy, ale modele czteroterabajtowe lub sześcioterabajtowe oferują obecnie najlepszy stosunek ceny do pojemności.
Konfiguracja RAID ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa danych. RAID 1 w konfiguracji dwudyskowej oferuje pięćdziesiąt procent pojemności użytkowej, ale przetrwa awarię jednego dysku. RAID 5 dla trzech lub więcej dysków daje około siedemdziesiąt pięć procent pojemności i również toleruje awarię jednego dysku. RAID 6 wymaga minimum czterech dysków, oferuje około sześćdziesiąt sześć procent pojemności, ale przetrwa awarię dwóch dysków jednocześnie. Synology oferuje także własny system SHR (Synology Hybrid RAID), który automatycznie optymalizuje wykorzystanie przestrzeni i ułatwia przyszłe rozbudowy.
Profesjonalne wsparcie i outsourcing IT dla Synology NAS
Choć konfiguracja podstawowych funkcji Synology NAS jest intuicyjna, wiele firm decyduje się na profesjonalne wsparcie przy wdrożeniu bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Tutaj z pomocą przychodzi mIT group – firma specjalizująca się w outsourcingu IT i administracji sieciowej dla małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce.
mIT group oferuje kompleksowe usługi wdrożenia Synology NAS, od doboru odpowiedniego modelu i konfiguracji sprzętowej, przez instalację i konfigurację systemu, po szkolenie pracowników z obsługi nowych narzędzi. Doświadczeni specjaliści pomogą zaprojektować strukturę folderów, skonfigurować uprawnienia użytkowników, wdrożyć polityki backupowe oraz zintegrować NAS z istniejącą infrastrukturą IT firmy.
Usługi administracji sieciowej mIT group obejmują również bieżące wsparcie i monitoring systemów Synology. Regularne przeglądy konfiguracji, aktualizacje oprogramowania, monitoring stanu dysków oraz szybka reakcja na potencjalne problemy zapewniają firmom spokój i pewność, że ich dane są bezpieczne. Dla przedsiębiorstw, które nie posiadają własnego działu IT, outsourcing administracji Synology NAS do mIT group to optymalne rozwiązanie łączące niskie koszty z profesjonalną obsługą.
mIT group organizuje także szkolenia dla pracowników IT i użytkowników końcowych z zakresu efektywnego wykorzystania możliwości Synology. Szkolenia obejmują zarówno podstawową obsługę Synology Drive i zdalnego dostępu, jak i zaawansowane tematy takie jak konfiguracja replikacji, snapshots czy integracja z Microsoft 365. Dzięki temu firmy mogą w pełni wykorzystać potencjał swojej inwestycji w infrastrukturę NAS.
Podsumowanie – Synology NAS jako fundament IT w małej firmie
Synology NAS to rozwiązanie, które łączy w sobie funkcjonalność zaawansowanego serwera plików, bezpiecznej chmury prywatnej, systemu backupowego i platformy do współpracy zespołowej. Dla małych i średnich firm w Polsce to optymalne połączenie kontroli nad danymi, bezpieczeństwa, skalowalności i przewidywalnych kosztów.
W świecie, gdzie praca zdalna stała się normą, możliwość bezpiecznego dostępu do firmowych zasobów z dowolnego miejsca nie jest już luksusem, ale koniecznością. Synology oferuje tę funkcjonalność bez konieczności polegania wyłącznie na usługach chmurowych gigantów technologicznych. Firma zachowuje pełną kontrolę nad swoimi danymi, spełnia wymogi RODO i może budować rozwiązania dostosowane do swoich unikalnych potrzeb biznesowych.
Jeśli rozważasz wdrożenie Synology NAS w swojej firmie lub potrzebujesz pomocy w optymalizacji istniejącej infrastruktury, skontaktuj się z mIT group. Nasi specjaliści pomogą dobrać odpowiednie rozwiązanie, przeprowadzą wdrożenie i zapewnią bieżące wsparcie techniczne, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy Synology NAS nadaje się dla firm bez dedykowanego działu IT?
Tak, Synology NAS został zaprojektowany z myślą o firmach, które nie mają własnego zespołu IT. System operacyjny DSM posiada intuicyjny graficzny interfejs, a większość funkcji można skonfigurować za pomocą kreatorów krok po kroku. Dla bardziej zaawansowanych konfiguracji warto skorzystać z usług firmy specjalizującej się w outsourcingu IT, takiej jak mIT group, która przeprowadzi wdrożenie i przeszkoli pracowników.
Jak długo trwa wdrożenie Synology NAS w firmie?
Podstawowa instalacja i konfiguracja Synology NAS może być wykonana w ciągu jednego dnia roboczego. Obejmuje to instalację dysków, inicjalizację systemu, utworzenie użytkowników i podstawową konfigurację dostępu zdalnego. Bardziej zaawansowane funkcje, takie jak integracja z Microsoft 365, konfiguracja VPN czy wdrożenie polityk backupowych, mogą wymagać dodatkowych dni, w zależności od złożoności infrastruktury IT firmy.
Czy Synology NAS może zastąpić całkowicie rozwiązania chmurowe?
Synology NAS może zastąpić większość funkcji oferowanych przez publiczne chmury do przechowywania plików, ale wiele firm decyduje się na podejście hybrydowe. NAS służy jako główne repozytorium danych z pełną kontrolą i szybkim dostępem lokalnym, podczas gdy chmura publiczna jest wykorzystywana do geograficznie zdalnych backupów lub współpracy z partnerami zewnętrznymi. Takie połączenie daje najlepsze zabezpieczenie i elastyczność przy rozsądnych kosztach.
W zalewie informacji czuję się jak ryba w wodzie. Uwielbiam wyszukiwać technologiczne perełki i nietuzinkowe rozwiązania, które realnie usprawniają biznes. Praca w Agile i SCRUM to dla mnie standard, ale to pasja do pisania o technologii, grafice i programowaniu napędza mnie do działania. Codziennie czytam, testuję i wdrażam nowinki, którymi dzielę się tutaj z Tobą.