Zastanawiasz się, czy lepiej zatrudnić administratora IT na etat, czy powierzyć obsługę zewnętrznej firmie IT? To ważna decyzja, która wpływa nie tylko na codzienne funkcjonowanie biznesu, ale również na bezpieczeństwo danych i budżet firmy. Porównujemy najważniejsze aspekty, które pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję.
Koszty
Stałe koszty etatowego administratora
Zatrudnienie administratora IT na etat wiąże się ze stałymi kosztami zatrudnienia – wynagrodzenie, składki ZUS, benefity, szkolenia. W małych i średnich firmach często oznacza to konieczność wygospodarowania sporego budżetu na jeden etat, który niekoniecznie jest w pełni wykorzystywany.
Elastyczność kosztowa outsourcingu
Zewnętrzna obsługa IT opiera się na elastycznych pakietach rozliczeniowych. Firma płaci ryczałt za dostęp do całego zespołu specjalistów IT, a nie jednej osoby. Koszty można dopasować do aktualnych potrzeb, bez generowania dodatkowych wydatków związanych z rekrutacją czy szkoleniami pracownika. Dodatkowo eliminuje się koszty absencji chorobowych czy urlopowych.
Czas reakcji
Ograniczenia czasowe pracy etatowego administratora
W firmach MŚP administrator IT zatrudniony na etat często obsługuje wiele zadań jednocześnie. W praktyce może to oznaczać długie czasy oczekiwania na rozwiązanie problemu, szczególnie przy większej liczbie zgłoszeń. Po godzinach pracy firmy mogą zostać całkowicie bez wsparcia technicznego.
Szybki czas reakcji w outsourcingu IT
W outsourcingu IT masz dostęp do helpdesku i administratorów nawet przez 24/7. W ramach umów SLA (Service Level Agreement) określony jest maksymalny czas reakcji – najczęściej w przedziałach od 15 minut przy krytycznych awariach do kilku godzin dla zgłoszeń standardowych. Dzięki temu firma ma pewność, że jej problemy zostaną obsłużone zgodnie z priorytetem i bez niepotrzebnych przestojów.
Skalowalność usług
Ograniczenia jednej osoby na etacie
Zatrudnienie pojedynczego administratora IT często okazuje się niewystarczające w dłuższej perspektywie. Wraz z rozwojem firmy rosną także potrzeby infrastrukturalne – pojawia się konieczność wdrożeń nowych systemów, migracji do chmury, integracji oprogramowania czy zwiększonego poziomu bezpieczeństwa. Pojedyncza osoba nie jest w stanie kompleksowo obsłużyć całej rosnącej infrastruktury.
Możliwość rozbudowy usług przy outsourcingu
Zewnętrzna firma IT zapewnia dostęp do szerokiego zespołu specjalistów – od helpdesku, przez administratorów sieci, specjalistów ds. bezpieczeństwa, aż po konsultantów ds. transformacji cyfrowej. Daje to gwarancję, że firma zyskuje nie tylko bieżącą obsługę, ale również wsparcie przy projektach rozwojowych.
Dostęp do nowoczesnych technologii i kompetencji
Ograniczenia kompetencji jednej osoby
Zatrudniając administratora IT na etat, firma korzysta z kompetencji jednej osoby. W dynamicznie zmieniającym się świecie IT aktualna wiedza wymaga ciągłego dokształcania i praktyki na różnych środowiskach.
Aktualna wiedza i szkolenia zespołu zewnętrznego
Zewnętrzne firmy IT inwestują w szkolenia całych zespołów, co przekłada się na dostęp do najnowszych technologii, trendów i sprawdzonych praktyk. Outsourcing to również możliwość skorzystania z doradztwa strategicznego przy planowaniu rozwoju IT firmy.
Minimalizacja ryzyka kadrowego
Zagrożenia związane z rotacją pracowników
Administrator IT na etacie może odejść z dnia na dzień, co pozostawia firmę bez wsparcia technicznego. Często oznacza to brak dokumentacji systemowej, niedopilnowanie ważnych zadań lub nawet trudności z dostępem do zasobów firmowych.
Stabilność i ciągłość usług przy outsourcingu
Firmy outsourcingowe gwarantują ciągłość obsługi – nieobecność jednego specjalisty nie wpływa na jakość świadczonych usług. Każdy klient ma zapewnione zastępstwo oraz dostęp do pełnej dokumentacji IT. To minimalizuje ryzyko związane z rotacją pracowników.
Bezpieczeństwo IT
Ryzyko zaniedbań bezpieczeństwa przy własnym administratorze
Firmy MŚP narażone są na coraz większą liczbę zagrożeń cybernetycznych. Administrator IT często odpowiada za wszystko – od bieżącej pomocy po zabezpieczenia sieciowe. W praktyce oznacza to, że bezpieczeństwo IT jest często zaniedbywane.
Kompleksowe bezpieczeństwo IT w outsourcingu
Outsourcing IT obejmuje stały monitoring bezpieczeństwa, aktualizację systemów, audyty bezpieczeństwa oraz wdrożenie polityki kopii zapasowych. Współpraca z profesjonalnym dostawcą usług IT znacząco podnosi poziom zabezpieczeń.
Przykładowe scenariusze zastosowania outsourcingu IT w MŚP
Firma usługowa z 20 pracownikami
Stałe wsparcie helpdesk i backup danych bez konieczności zatrudniania informatyka.
Firma produkcyjna
Kompleksowa obsługa sieci, monitoring serwerów, szybka reakcja na awarie maszyn sterowanych komputerowo.
Biuro projektowe
Doradztwo w zakupie licencji oprogramowania, zabezpieczenie dostępu do projektów i praca zdalna.
Kancelaria prawna
Wdrożenie bezpiecznej poczty, audyt RODO, ochrona danych klientów.
Podsumowanie
Zewnętrzny administrator IT jest często najlepszym wyborem dla firm z sektora MŚP, które chcą łączyć bezpieczeństwo, elastyczność i kontrolę kosztów. Outsourcing IT daje dostęp do szerokich kompetencji, nowoczesnych technologii, szybki czas reakcji oraz pełną skalowalność usług. Dowiedz się więcej o naszej kompleksowej obsłudze IT → Kompleksowa Obsługa Informatyczna.
W zalewie informacji czuję się jak ryba w wodzie. Uwielbiam wyszukiwać technologiczne perełki i nietuzinkowe rozwiązania, które realnie usprawniają biznes. Praca w Agile i SCRUM to dla mnie standard, ale to pasja do pisania o technologii, grafice i programowaniu napędza mnie do działania. Codziennie czytam, testuję i wdrażam nowinki, którymi dzielę się tutaj z Tobą.