Mapa artykułu
Spis treści
Każda z tych zmian osobno wygląda na drobiazg. Razem potrafią zamienić spokojny budżet w serię nieplanowanych zakupów „na wczoraj” — zwykle drożej, bo w pośpiechu i bez negocjacji. Poniżej zebraliśmy wszystkie terminy w jednym kalendarzu, pokazujemy, jak ułożyć budżet IT na 2027 r. krok po kroku, i podpowiadamy, które wydatki warto zamienić na przewidywalny abonament.
W skrócie
Budżet IT to zaplanowane na rok wydatki firmy na sprzęt, licencje, usługi, bezpieczeństwo i obsługę informatyczną — najlepiej ułożone według terminów, których firma nie może przesunąć.
- 13 października 2026 r. — koniec wsparcia Office 2021 i Office LTSC 2021; aktualizacje ESU dla Windows 10 w 2. roku kosztują dwa razy więcej.
- Koniec grudnia 2026 r. — Microsoft 365 domyślnie wyłącza logowanie hasłem przy wysyłce maili przez SMTP AUTH.
- 1 stycznia 2027 r. — kończy się ulga „do 10 tys. zł” poza KSeF i zaczynają obowiązywać kary.
- 12 stycznia 2027 r. — koniec wsparcia Windows Server 2016.
- 15 marca 2027 r. — nowe certyfikaty SSL/TLS będą ważne maksymalnie 100 dni.
Dlaczego budżet IT na 2027 r. trzeba układać od kalendarza, a nie od faktur
Większość firm planuje wydatki na IT, kopiując zeszłoroczne pozycje i dodając kilka procent. To działa w spokojnych latach. Przełom 2026 i 2027 r. spokojny nie jest: kilka dużych zmian wypada w ciągu pięciu miesięcy, a każda z nich wymaga albo zakupu (licencje, sprzęt), albo pracy administratora (konfiguracja, migracja, testy).
W firmach, które obsługujemy, widzimy ten sam schemat: wydatek, który był do przewidzenia pół roku wcześniej, trafia do budżetu jako „awaria”. Serwer, który trzeba wymienić w grudniu, skaner, który nagle przestał wysyłać faktury, program do fakturowania, który nie łączy się z KSeF. Dlatego pierwszym krokiem nie jest arkusz kosztów, tylko kalendarz.
Kalendarz zmian: 8 terminów, które wpływają na budżet IT
| Termin | Co się zmienia | Kogo dotyczy | Co zaplanować w budżecie |
|---|---|---|---|
| 3 października 2026 r. | Termin złożenia wniosku o wpis do wykazu podmiotów kluczowych i ważnych (KSC) | Firmy objęte nowelizacją ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa | Audyt zgodności, procedury, szkolenia |
| 13 października 2026 r. | Koniec wsparcia Office 2021 i Office LTSC 2021 | Firmy z Office kupionym jednorazowo (licencja „na zawsze”) | Przejście na Microsoft 365 lub nowszą licencję |
| 13 października 2026 r. | Koniec 1. roku płatnych aktualizacji ESU dla Windows 10; 2. rok kosztuje 122 USD za urządzenie (dwa razy więcej niż 1. rok) | Firmy, które wciąż mają komputery z Windows 10 | Wymiana komputerów lub zakup 2. roku ESU |
| Koniec grudnia 2026 r. | Microsoft 365 domyślnie wyłącza Basic Auth dla SMTP AUTH | Skanery, drukarki, ERP, NAS i sklepy wysyłające maile loginem i hasłem | Rekonfiguracja urządzeń, relay lub OAuth |
| 31 grudnia 2026 r. / 1 stycznia 2027 r. | Koniec wystawiania faktur poza KSeF przy sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie; od 1 stycznia 2027 r. kary za naruszenia | Wszyscy podatnicy VAT | Integracja programu księgowego i sprzedażowego z KSeF |
| 12 stycznia 2027 r. | Koniec wsparcia Windows Server 2016 | Firmy z serwerami fizycznymi i wirtualnymi z tym systemem | Nowy serwer, aktualizacja, chmura lub ESU |
| 15 marca 2027 r. | Maksymalna ważność nowych certyfikatów SSL/TLS spada do 100 dni | Strony www, sklepy, VPN, panele urządzeń | Automatyczne odnawianie certyfikatów |
| Już minęło | SQL Server 2016 (14 lipca 2026 r.) i Exchange Server 2016/2019 (14 października 2025 r.) bez wsparcia | Firmy z lokalną bazą danych lub serwerem poczty | Migracja bazy lub poczty do Microsoft 365 |
Microsoft: Office 2021, Windows 10 i Windows Server 2016
Trzy terminy Microsoftu dotyczą różnych firm, ale mają wspólny mianownik: po dacie końca wsparcia oprogramowanie działa dalej, tylko przestaje być łatane. Office 2021 i Office LTSC 2021 kończą wsparcie 13 października 2026 r. — to ważne dla firm, które kilka lat temu kupiły pakiety biurowe jednorazowo, żeby „nie płacić abonamentu”. Windows 10 jest już po końcu wsparcia od października 2025 r., a firmy korzystające z płatnych aktualizacji ESU zapłacą za 2. rok dwa razy więcej niż za 1. Szczegóły i warianty opisaliśmy w artykule o końcu wsparcia Windows 10.
Największą pozycją bywa jednak serwer: 12 stycznia 2027 r. kończy się wsparcie Windows Server 2016, a wymiana serwera z migracją usług trwa zwykle kilka tygodni. Plan migracji krok po kroku znajdziesz w poradniku Windows Server 2016 — koniec wsparcia.
Poczta: SMTP AUTH w Microsoft 365
Pod koniec grudnia 2026 r. Microsoft domyślnie wyłączy logowanie loginem i hasłem przy wysyłce poczty przez SMTP AUTH. To zmiana, która nie kosztuje licencji, ale kosztuje czas administratora — trzeba znaleźć wszystkie urządzenia i programy, które wysyłają maile w ten sposób, i przestawić je na inną metodę. Jak to sprawdzić, opisaliśmy w tekście SMTP AUTH w Microsoft 365.
Przepisy: KSC i KSeF
Dwa terminy mają charakter prawny. Firmy objęte nowelizacją ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa muszą złożyć wniosek o wpis do wykazu do 3 października 2026 r. — jak to zrobić, wyjaśniamy tutaj. Z kolei od 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy w KSeF: znika możliwość wystawiania faktur poza systemem przy sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie i zaczynają być stosowane kary. Jeśli program księgowy, ERP lub sklep nie jest jeszcze w pełni połączony z KSeF, to wydatek na 2026, a nie na 2027 r. — pomagamy w tym w ramach integracji KSeF.
Certyfikaty SSL: 100 dni od marca 2027 r.
Organizacja CA/Browser Forum, która ustala zasady dla certyfikatów stron www, skraca ich maksymalną ważność: od 15 marca 2026 r. do 200 dni, od 15 marca 2027 r. do 100 dni, a od 15 marca 2029 r. do 47 dni. Ręczne odnawianie certyfikatu raz w roku przestaje mieć sens. W budżecie warto przewidzieć automatyzację — przy stronach i sklepach zwykle załatwia ją dobry hosting, ale certyfikaty na urządzeniach (VPN, panele NAS, drukarek, kamer) wymagają osobnego przeglądu.
Mit czy fakt: 5 przekonań o budżecie IT
„Skoro wszystko działa, w budżecie IT nie trzeba nic zmieniać” — mit
Oprogramowanie po końcu wsparcia nie przestaje działać — i właśnie dlatego ten mit jest groźny. Brak awarii nie oznacza braku ryzyka: system bez poprawek bezpieczeństwa działa aż do dnia, w którym ktoś wykorzysta niezałataną lukę.
„Licencja kupiona raz jest tańsza niż abonament” — to zależy
Licencja „na zawsze” wygląda tanio w dniu zakupu, ale ma datę ważności w postaci końca wsparcia. Office 2021 kupiony w 2021 r. wymaga wymiany po pięciu latach — a do tego dochodzi koszt pracy przy każdej migracji. Abonament rozkłada koszt równo i zawiera aktualizacje, ale nie zawsze jest tańszy dla bardzo małych firm. Warto policzyć oba warianty dla konkretnej liczby stanowisk.
„Budżet na bezpieczeństwo to wydatek tylko dla dużych firm” — mit
Obowiązki z KSC obejmują także średnie firmy z wybranych branż, a ataki ransomware i wyłudzenia na fałszywe faktury dotykają firm każdej wielkości. Kopia zapasowa, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i aktualne systemy to podstawa, a nie luksus.
„Na nieprzewidziane wydatki IT nie da się zaplanować pieniędzy” — mit
Większość „nieprzewidzianych” wydatków da się przewidzieć — tabela powyżej pokazuje terminy z wyprzedzeniem kilku miesięcy. Rezerwa na prawdziwe awarie (np. uszkodzony dysk czy laptop) to osobna, mniejsza pozycja, którą warto wyliczyć na podstawie wieku sprzętu.
„Stała obsługa IT to koszt, który można ściąć jako pierwszy” — częściowo fakt
Można — ale wtedy wszystkie powyższe terminy trzeba pilnować samemu. Stały opiekun IT zamienia wiele nieregularnych wydatków w jedną przewidywalną pozycję i planuje zmiany z wyprzedzeniem. Kiedy outsourcing przestaje być kosztem, a zaczyna oszczędzać pieniądze, pokazujemy w zestawieniu ile kosztuje outsourcing IT.
Jak ułożyć budżet IT na 2027 r. — procedura w 7 krokach
Tak przygotowujemy plan IT z klientami na koniec roku. Całość zajmuje zwykle jedno–dwa spotkania i kilka dni pracy administratora:
- Zrób inwentaryzację. Spisz komputery, serwery, urządzenia sieciowe, drukarki, licencje i subskrypcje — z datą zakupu i wersją systemu.
- Nałóż kalendarz terminów. Przy każdej pozycji sprawdź, czy dotyczy jej któryś z terminów z tabeli powyżej. To jest lista wydatków obowiązkowych.
- Oceń wiek sprzętu. Komputery starsze niż 5–6 lat i serwery po gwarancji zaplanuj do wymiany — lepiej w spokojnym kwartale niż po awarii.
- Sprawdź licencje i abonamenty. Czy liczba licencji Microsoft 365 zgadza się z liczbą pracowników? Czy firma nie płaci za nieużywane konta i usługi?
- Zaplanuj bezpieczeństwo. Kopie zapasowe z testem odtworzenia, ochrona poczty, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szkolenie pracowników.
- Wydziel rezerwę na awarie. Osobna pozycja na nieprzewidziane naprawy — mniejsza, jeśli sprzęt jest aktualny.
- Rozłóż wydatki na kwartały. Przypisz każdą pozycję do terminu i ustal przegląd budżetu co kwartał z osobą odpowiedzialną za IT.
Jeśli nie masz pewności, co jest w Twojej sieci, zacznij od audytu infrastruktury IT — to najszybszy sposób, żeby budżet opierał się na faktach, a nie na domysłach.
Sześć koszyków budżetu IT — co w nich uwzględnić
Zamiast jednej pozycji „informatyka” warto podzielić budżet na koszyki. Od razu widać, które wydatki wynikają z terminów, a które są decyzją firmy:
| Koszyk | Co obejmuje | Czego nie pominąć w 2027 r. |
|---|---|---|
| Sprzęt | Komputery, serwery, urządzenia sieciowe, drukarki | Serwery z Windows Server 2016, komputery bez obsługi Windows 11 |
| Licencje i subskrypcje | Microsoft 365, systemy operacyjne, programy branżowe | Office 2021 po 13.10.2026, licencje serwerowe i CAL |
| Bezpieczeństwo | Kopie zapasowe, antywirus/EDR, ochrona poczty, szkolenia | Backup Microsoft 365, test odtworzenia, wymagania KSC |
| Obsługa i administracja | Helpdesk, administracja serwerami, monitoring | Prace przy SMTP AUTH, KSeF, migracji serwera |
| Projekty | Migracje, wdrożenia, integracje | Integracja KSeF, przejście do chmury, wymiana serwera |
| Rezerwa | Awarie i nieplanowane naprawy | Wyliczona według wieku sprzętu |
Zakupy jednorazowe czy abonament — co wybrać
Przy planowaniu budżetu wraca to samo pytanie: kupić raz i mieć spokój, czy płacić co miesiąc? Odpowiedź zależy od rodzaju wydatku, a nie od ogólnej zasady:
| Wariant | Kiedy się sprawdza | Na co uważać |
|---|---|---|
| Zakup jednorazowy (sprzęt, licencja wieczysta) | Serwer i komputery na 5–6 lat, firma z własnym działem IT | Data końca wsparcia, koszt kolejnej migracji, zamrożona gotówka |
| Subskrypcja (Microsoft 365, chmura) | Pakiety biurowe, poczta, pliki, firmy rosnące lub zmienne | Liczba aktywnych licencji, nieużywane konta |
| Stała obsługa IT (abonament) | Firmy bez własnego informatyka lub z jednym administratorem | Zakres umowy, czas reakcji, kto pilnuje terminów |
| Usługi na żądanie (ad hoc) | Bardzo małe firmy z prostą infrastrukturą | Brak planowania, wyższy koszt w sytuacjach awaryjnych |
W praktyce najlepiej działa połączenie: sprzęt kupowany z planem wymiany, pakiety biurowe w subskrypcji i stała opieka, która pilnuje całości. Przy przejściu z licencji jednorazowych pomagamy w ramach migracji do Microsoft 365 i doborze planu Microsoft 365 Business.
Dlaczego stała obsługa IT upraszcza budżet
Największą zaletą stałej obsługi nie jest sama naprawa usterek, tylko to, że ktoś odpowiada za pilnowanie terminów i planowanie zmian. Wszystkie opisane wyżej daty to dla opiekuna IT zwykła praca: wie, które komputery mają Windows 10, gdzie działa stary serwer, które urządzenia wysyłają maile przez SMTP i kiedy wygasają certyfikaty.
W mIT group obsługę rozliczamy co miesiąc i nie podpisujemy umów rocznych: przez pierwsze 3 miesiące można zrezygnować z końcem każdego miesiąca, a potem obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Dzięki temu budżet na obsługę jest przewidywalny, a firma nie wiąże się na lata „w ciemno”. Co powinna zawierać dobra umowa, opisaliśmy w checkliście umowy na obsługę informatyczną.
Obsługujemy firmy w Łodzi i okolicach w ramach outsourcingu IT w Łodzi, a zdalnie w całej Polsce — z helpdeskiem IT dla firm, administracją serwerami i backupem danych. Pamiętaj też, że OneDrive i Teams to nie backup — to pozycja, której w wielu budżetach wciąż brakuje.
Do listy terminów dopisz też e-Doręczenia: od 1 października 2026 r. adres do e-Doręczeń muszą mieć wszystkie firmy z CEIDG. Sprawdź, jak założyć e-Doręczenia i kto w firmie ma odbierać pisma.
FAQ — budżet IT na 2027 r.
Od czego zacząć planowanie budżetu IT na 2027 r.?
Od inwentaryzacji sprzętu, licencji i usług oraz kalendarza terminów, które wymuszają wydatki: koniec wsparcia Office 2021 (13 października 2026 r.), zmiany w SMTP AUTH (koniec 2026 r.), koniec okresu przejściowego w KSeF (1 stycznia 2027 r.), koniec wsparcia Windows Server 2016 (12 stycznia 2027 r.) i skrócenie ważności certyfikatów SSL do 100 dni (15 marca 2027 r.).
Jakie terminy IT trzeba uwzględnić w budżecie na 2027 r.?
Najważniejsze to: 3 października 2026 r. (wniosek do wykazu KSC), 13 października 2026 r. (koniec wsparcia Office 2021 i 2. rok ESU dla Windows 10), koniec grudnia 2026 r. (SMTP AUTH w Microsoft 365), 1 stycznia 2027 r. (kary w KSeF), 12 stycznia 2027 r. (Windows Server 2016) i 15 marca 2027 r. (certyfikaty SSL ważne maksymalnie 100 dni).
Czy Office 2021 przestanie działać po 13 października 2026 r.?
Nie. Programy będą się uruchamiać, ale Microsoft przestanie wydawać dla nich poprawki bezpieczeństwa. Firmy korzystające z Office 2021 lub Office LTSC 2021 powinny zaplanować przejście na Microsoft 365 albo nowszą wersję pakietu.
Ile kosztują aktualizacje ESU dla Windows 10 w drugim roku?
Według Microsoftu dla firm 1. rok ESU kosztuje 61 USD za urządzenie, 2. rok 122 USD, a 3. rok 244 USD. Kupując 2. rok, trzeba zapłacić także za 1. rok. Przy kilku komputerach wymiana sprzętu zwykle wychodzi rozsądniej.
Jak podzielić budżet IT na kategorie?
W praktyce sprawdza się sześć koszyków: sprzęt, licencje i subskrypcje, bezpieczeństwo, obsługa i administracja, projekty oraz rezerwa na awarie. Taki podział pokazuje, które wydatki wynikają z terminów, a które są decyzją firmy.
Czy stała obsługa IT się opłaca przy planowaniu budżetu?
Dla firm bez własnego działu IT zwykle tak, bo zamienia nieregularne wydatki awaryjne w stałą miesięczną pozycję i zapewnia kogoś, kto pilnuje terminów. W mIT group obsługę rozliczamy co miesiąc, bez umów rocznych.
Źródła i metodologia
Wszystkie daty i ceny ESU sprawdziliśmy u źródła 30 września 2026 r. Kolumna „co zaplanować”, tabela koszyków i porównanie wariantów to nasze zestawienia praktyczne — oznaczyliśmy je w podpisach.
- Microsoft Lifecycle — Office 2021, Office LTSC 2021, Windows Server 2016, SQL Server 2016 i Exchange Server 2019.
- Microsoft Learn — „Extended Security Updates (ESU) program for Windows 10” (ceny 61/122/244 USD).
- Microsoft Exchange Team Blog — „Updated Exchange Online SMTP AUTH Basic Authentication Deprecation Timeline”.
- Ministerstwo Finansów — ksef.podatki.gov.pl: „Poniżej 10 000 zł” oraz omówienie Infor.pl o karach od 1 stycznia 2027 r..
- CA/Browser Forum — Ballot SC-081v3 (harmonogram skracania ważności certyfikatów: 200, 100 i 47 dni).
Ułóżmy razem plan IT na 2027 r. — zanim terminy ułożą go za Ciebie.
W ramach bezpłatnej konsultacji przejrzymy Twój sprzęt, licencje i usługi, zaznaczymy wszystko, czego dotyczą tegoroczne terminy, i przygotujemy listę wydatków rozpisaną na kwartały. A jeśli chcesz mieć takie planowanie z głowy na stałe — zaproponujemy stałą obsługę IT rozliczaną co miesiąc, bez umowy rocznej.
