MailStore: archiwizacja poczty e-mail dla firm, zgodna z przepisami
Producent: MailStore Software GmbH (Niemcy, część OpenText) · Dystrybucja: CEEcloud (Bakotech) · Wdrożenie: mIT group
Archiwum całej poczty firmowej w jednym miejscu: Microsoft 365, Exchange, Gmail i IMAP, z szybkim wyszukiwaniem i dostępem z Outlooka. Wiadomości zostają w archiwum także po odejściu pracownika.
- Microsoft 365, Exchange, IMAP
- szybkie wyszukiwanie w całej poczcie
- archiwum po odejściu pracownika
Zapytaj o produktZobacz specyfikację
- Licencjana liczbę archiwizowanych użytkowników
- Wdrożeniena serwerze firmy, z importem starych PST
- Dla firmfaktura VAT, umowa i opieka po wdrożeniu
- Wsparciepilnujemy archiwizacji i aktualizacji
Specyfikacja MailStore Server
| Producent | MailStore Software (Niemcy), część OpenText |
|---|---|
| Źródła poczty | Microsoft 365, Exchange, Gmail / Google Workspace, IMAP, pliki PST i EML |
| Dostęp do archiwum | przeglądarka, dodatek do Outlooka, aplikacja MailStore Client |
| Wyszukiwanie | pełnotekstowe, także w załącznikach |
| Instalacja | na serwerze Windows w firmie |
| Licencja | na liczbę archiwizowanych użytkowników |
| Dla kogo | firmy, które muszą przechowywać korespondencję i szybko ją odnajdywać |
W ramach wdrożenia
- dobór licencji i serwera
- import starych skrzynek i plików PST
- automatyczna archiwizacja nowej poczty
- dostęp z Outlooka i krótkie szkolenie
Po co firmie archiwizacja poczty
Poczta to często jedyny zapis ustaleń z klientami i dostawcami: oferty, zamówienia, reklamacje. Tymczasem skrzynki są czyszczone, pracownicy odchodzą, a kopie zapasowe nie służą do szybkiego wyszukiwania pojedynczego maila sprzed trzech lat.
MailStore tworzy centralne archiwum całej korespondencji. Jest niezależne od skrzynek pocztowych i pozwala w kilka sekund znaleźć wiadomość po nadawcy, temacie czy treści załącznika.
To nie typowy backup
Backup służy do odtworzenia po awarii. MailStore to cała historia poczty wstecz: wiadomość zostaje w archiwum, nawet gdy ktoś usunie ją ze skrzynki albo skasuje całe konto. Zawsze można się cofnąć i sprawdzić, co i kiedy zostało wysłane. O kopiach zapasowych piszemy przy backupie danych.
Mail, którego nie da się znaleźć
„Nie mogę znaleźć maila, a wiem, że był” to jeden z częstszych telefonów w naszej obsłudze IT. Wyszukiwanie w Outlooku i Microsoft 365 nie zawsze znajduje wszystko. MailStore przeszukuje całą historię poczty, łącznie z treścią załączników.
Microsoft 365 nie trzyma usuniętych maili długo
Według dokumentacji Exchange Online usunięta wiadomość leży w elementach do odzyskania domyślnie 14 dni, najwyżej 30. Potem znika, a w archiwum MailStore zostaje.
Odejście pracownika
Skrzynkę można usunąć i zwolnić licencję, a korespondencja zostaje w archiwum. Więcej w artykule co zrobić ze skrzynką byłego pracownika.
Biura rachunkowe i większe firmy
Wdrażaliśmy MailStore m.in. w biurze rachunkowym na 33 komputery. Rotacja pracowników jest tam normalna, a w każdej skrzynce jest korespondencja z wieloma klientami. W większych firmach archiwum daje pewność, że dane nie uciekną, nawet gdy ktoś coś skasuje.
Mniejsze skrzynki
Stare wiadomości trafiają do archiwum, więc skrzynki są lżejsze, a Outlook działa szybciej. Co jeszcze zrobić, gdy skrzynka się zapełnia, opisujemy w poradniku o pełnej skrzynce w Microsoft 365.
Co archiwizuje MailStore
| Źródło | Co robimy |
|---|---|
| Microsoft 365 / Exchange Online | archiwizacja wszystkich skrzynek, także wiadomości wysłanych i usuniętych |
| Exchange Server | archiwum dla lokalnego serwera pocztowego |
| Google Workspace | archiwizacja poczty Gmail w firmie |
| Serwery IMAP / POP3 | poczta u dowolnego dostawcy, np. hostingowa |
| Pliki PST i EML | import starych archiwów Outlooka z komputerów i dysków |
Licencja MailStore Server jest liczona od liczby użytkowników; dobieramy ją po analizie skrzynek.
Wdrożenie MailStore krok po kroku
Analiza poczty
Źródła, liczba skrzynek, rozmiar, stare pliki PST.
Instalacja
Serwer MailStore i magazyn archiwum z kopią zapasową.
Profile archiwizacji
Automatyczne archiwizowanie wszystkich skrzynek według harmonogramu.
Import historii
Wczytanie starych PST i skrzynek byłych pracowników.
Dostęp i szkolenie
Wyszukiwanie w przeglądarce lub dodatku do Outlooka, uprawnienia.
Szybkie wyszukiwanie zamiast przekopywania skrzynek
Pracownik lub przełożony wpisuje nazwisko klienta i widzi całą korespondencję, także tę z usuniętych skrzynek.
Uprawnienia ustawiamy tak, żeby każdy widział tylko to, co powinien, a dostęp do archiwum całej firmy miały wskazane osoby.
MailStore a inne rozwiązania
MailStore Server
Proste, lokalne archiwum dla małych i średnich firm, z wieloma źródłami poczty.
Archiwizacja w Microsoft 365
Funkcje Microsoft Purview w wyższych licencjach. Zobacz plany Microsoft 365.
Nie polecamy jednego producenta wszystkim. Na konsultacji porównujemy rozwiązania pod Twoją infrastrukturę, licencje i budżet.
Kto wdraża MailStore
Archiwizacją poczty zajmują się nasi administratorzy.
Pytania o MailStore
Czym archiwum różni się od kopii zapasowej?
Kopia zapasowa służy do odtworzenia danych po awarii. Archiwum MailStore to cała historia poczty wstecz: przechowuje korespondencję długoterminowo, także wiadomości usunięte ze skrzynek, i pozwala ją błyskawicznie przeszukać.
Dlaczego nie mogę znaleźć maila w Outlooku?
Najczęściej dlatego, że Outlook trzyma na komputerze tylko część poczty albo indeks wyszukiwania jest niepełny. Starsze wiadomości są wtedy tylko na serwerze. Archiwum MailStore przeszukuje całą historię poczty niezależnie od ustawień Outlooka.
Czy MailStore działa z Microsoft 365?
Tak, archiwizuje skrzynki Exchange Online, w tym wiadomości wysłane i usunięte.
Co z pocztą byłych pracowników?
Po zarchiwizowaniu skrzynkę można usunąć i zwolnić licencję Microsoft 365, a korespondencja zostaje w archiwum.
Gdzie jest przechowywane archiwum?
Na serwerze w firmie lub w chmurze, z kopią zapasową. Dostęp mają tylko uprawnione osoby.
Czy archiwizacja poczty jest zgodna z RODO?
Tak, jeśli ma opisany cel i okres przechowywania oraz kontrolę dostępu. Pomagamy to opisać. Zobacz RODO w IT.
Czy możemy wczytać stare pliki PST?
Tak, importujemy archiwa Outlooka (PST) i pliki EML do jednego przeszukiwalnego archiwum.
Zapytaj o MailStore
Zostaw kilka informacji, a odpowiemy w ciągu 1 dnia roboczego z wyceną licencji i wdrożenia. Bez zobowiązań. Jeśli MailStore nie będzie dla Was najlepszym wyborem, powiemy to wprost i zaproponujemy coś innego.
Chcesz mieć całą pocztę firmy w jednym archiwum?
Napisz, jaki macie system poczty i ile skrzynek. Zaproponujemy wdrożenie MailStore i przygotujemy bezpłatną wycenę.
albo napisz: biuro@mitgroup.pl · zobacz też wszystkie usługi