Optymalizacja kosztów IT — płać za IT, z którego firma faktycznie korzysta
Przeglądamy wszystkie koszty IT firmy: licencje Microsoft 365 i programów, chmurę, hosting, serwery, telefonię, drukarki i umowy z dostawcami. Wskazujemy, za co płacisz niepotrzebnie, co da się przenieść na tańsze rozwiązanie i ile to da w skali roku — a potem możemy te zmiany wdrożyć.
- Raport z kwotami, nie ogólnikami
- Bez prowizji od dostawców, których polecamy
- Konsultacja 250 zł netto/h
Koszty IT rosną po cichu — jedna subskrypcja na raz
Rzadko kto podejmuje decyzję „wydajmy więcej na IT”. Koszty rosną inaczej: konto Microsoft 365 dla osoby, która odeszła rok temu, Zoom kupiony obok Teams, Dropbox obok OneDrive, serwer w chmurze dobrany „z zapasem”, abonament telefoniczny na numery, których nikt nie używa. Każda pozycja to kilkadziesiąt złotych. Razem — często spora część rocznego budżetu IT.
Do tego dochodzi zaplecze zbudowane przez lata przez różne osoby: kilka systemów robiących to samo, brak dokumentacji, umowy z dostawcami, których nikt nie renegocjował. Firmy spoza branży IT zwykle nie mają nikogo, kto by to uporządkował.
Optymalizacja kosztów IT to nie cięcie na ślepo. To wyłączenie tego, co nie pracuje, i przeniesienie reszty tam, gdzie jest taniej przy tej samej jakości.
Patrzymy na to jako firma, która od 2011 roku obsługuje informatycznie firmy — wiemy, ile powinno kosztować środowisko dla 10, 50 czy 200 osób, i widzimy, gdzie odbiega to od normy.
Co sprawdzamy w audycie kosztów IT
Licencje Microsoft 365
Nieprzypisane i nieużywane licencje, konta byłych pracowników, plany droższe niż potrzeba (np. Business Premium tam, gdzie wystarczy Standard) i odwrotnie. Porównujemy z planami Microsoft 365.
Dublujące się narzędzia
Dwa komunikatory, trzy dyski w chmurze, osobny program do podpisów, ankiet i wideokonferencji. Wskazujemy, co już masz w pakiecie, za który płacisz.
Chmura, hosting i serwery
Rozmiar maszyn w chmurze, serwery pracujące na 10% mocy, stare hostingi, domeny, których nikt nie używa. Czasem taniej jest skonsolidować serwery, czasem przenieść je do chmury, a czasem odwrotnie.
Telefonia i internet
Abonamenty komórkowe, linie stacjonarne, łącza w kilku lokalizacjach. Sprawdzamy, czy telefonia VoIP nie wyjdzie taniej niż obecne umowy.
Drukarki i sprzęt
Umowy na druk, koszty tonerów, cykl wymiany komputerów, sprzęt kupowany bez standardu. Proponujemy jeden standard stanowiska i plan wymian.
Umowy z dostawcami IT
Abonamenty serwisowe, wsparcie systemów, odnowienia licencji antywirusa i backupu. Sprawdzamy, za jaki zakres płacisz i co dostajesz — i czy da się to wynegocjować.
Etat czy outsourcing
Porównujemy koszt własnego informatyka z obsługą zewnętrzną. Dla porównania: obsługa informatyczna w Łodzi zaczyna się od 100 zł netto miesięcznie za stanowisko.
Koszt przestojów
Najdroższe IT to takie, które stoi. Wskazujemy miejsca, w których oszczędność dziś oznacza ryzyko przestoju jutro — np. brak kopii zapasowych czy przestarzały firewall.
Migracje na tańsze rozwiązania — bez utraty jakości
Część oszczędności wymaga zmiany: przeniesienia poczty, wymiany systemu, rezygnacji z serwera. Takie zmiany planujemy tak, jak każdy projekt IT — z harmonogramem, testami i pracą poza godzinami firmy.
Najczęstsze kierunki zmian
- Stary serwer pocztowy → Microsoft 365 (migracja poczty)
- Dyski sieciowe i Dropbox → SharePoint i OneDrive
- Kilka małych serwerów → jeden zwirtualizowany
- Przewymiarowana chmura → właściwy rozmiar lub VPS
- Analogowa telefonia → VoIP
- Ręczna praca → automatyzacja (automatyzacja procesów)
Nie bierzemy prowizji od oszczędności ani od dostawców, których rekomendujemy. Jeśli coś działa dobrze i kosztuje rozsądnie — w raporcie piszemy, żeby to zostawić.
Jak wygląda audyt kosztów IT
Rozmowa i lista kosztów
Zbieramy faktury i umowy za ostatnie 12 miesięcy. Wystarczy eksport z księgowości — resztę odczytamy sami.
Przegląd środowiska
Logujemy się do paneli (Microsoft 365, chmura, hosting) i sprawdzamy realne wykorzystanie, a nie tylko faktury.
Raport oszczędności
Lista pozycji z kwotą rocznej oszczędności, kosztem zmiany i ryzykiem. Od najprostszych do najbardziej pracochłonnych.
Omówienie
Godzinne spotkanie z zarządem: co robimy od razu, co w kolejnym kwartale, czego nie ruszamy.
Wdrożenie (opcjonalnie)
Zmiany wprowadzasz sam według raportu albo zlecasz je nam — rozliczenie godzinowe lub w ramach stałej obsługi.
Cennik audytu i optymalizacji kosztów IT
Ceny netto (+23% VAT), liczone od stawki 250 zł netto za godzinę. Audyt zwykle zwraca się z pierwszych wyłączonych licencji.
Konsultacja
250 zł / godz. netto
- Wstępna ocena kosztów IT
- Pytania o konkretną decyzję
- Online lub w biurze w Łodzi
Przegląd licencji M365
od 1 000 zł netto
- Nieużywane i źle dobrane licencje
- Konta byłych pracowników
- Raport z kwotą oszczędności
Audyt kosztów IT
od 3 000 zł netto
- Do 25 stanowisk, jedna lokalizacja
- Licencje, chmura, telefonia, sprzęt
- Raport i omówienie z zarządem
Audyt kosztów IT — większe firmy
od 6 000 zł netto
- Powyżej 25 stanowisk lub kilka oddziałów
- Umowy z dostawcami i serwery
- Plan zmian na 12 miesięcy
Wdrożenie zmian osobno
Cena audytu obejmuje analizę i raport. Wdrożenie zmian i migracje wyceniamy osobno, po 250 zł netto za godzinę, z szacunkiem przed startem.
Licencje i sprzęt
Nowe licencje, sprzęt i usługi dostawców są zawsze płatne osobno — nie wliczamy ich w ceny naszej pracy.
Dla klientów stałej obsługi
Jeśli masz u nas stałą obsługę IT, przegląd licencji i kosztów omawiamy w ramach umowy — zapytaj opiekuna o zakres.
Kto robi audyt kosztów
Audyt prowadzą osoby, które codziennie administrują środowiskami klientów i robią audyty infrastruktury IT — wiedzą, co można wyłączyć bez ryzyka.
Pytania o optymalizację kosztów IT
Ile kosztuje audyt kosztów IT?
Przegląd licencji Microsoft 365 kosztuje od 1 000 zł netto, audyt kosztów IT dla firmy do 25 stanowisk od 3 000 zł netto, a dla większych firm od 6 000 zł netto. Konsultacja kosztuje 250 zł netto za godzinę.
Ile można zaoszczędzić na IT?
Nie obiecujemy procentów przed audytem. Najczęściej oszczędności znajdujemy w nieużywanych licencjach, dublujących się narzędziach, przewymiarowanej chmurze i starych umowach telekomunikacyjnych. Konkretne kwoty pokazuje raport.
Jakie dokumenty są potrzebne do audytu kosztów IT?
Wystarczy zestawienie faktur za IT z ostatnich 12 miesięcy oraz dostęp administracyjny do paneli Microsoft 365, chmury i hostingu. Umowy z dostawcami pomagają, ale nie są konieczne na start.
Czy optymalizacja kosztów nie obniży bezpieczeństwa?
Nie rekomendujemy cięć w kopiach zapasowych, zabezpieczeniach i aktualizacjach. Przy każdej pozycji w raporcie podajemy ryzyko zmiany — część oszczędności warto przeznaczyć na brakujące zabezpieczenia.
Czy możecie wdrożyć zmiany po audycie?
Tak. Wyłączenie licencji, migracje poczty i plików, konsolidację serwerów czy zmianę telefonii wykonujemy w rozliczeniu godzinowym 250 zł netto albo w ramach stałej obsługi IT.
Czy robicie audyt kosztów IT zdalnie?
W większości tak — faktury i panele administracyjne sprawdzamy zdalnie. Wizyta na miejscu przydaje się przy inwentaryzacji sprzętu i drukarek, zwłaszcza w Łodzi, Warszawie, Radomiu i na Pomorzu.
Sprawdźmy, za co płacisz w IT
Wyślij zestawienie kosztów — w ciągu kilku dni powiemy, gdzie widzimy największe oszczędności.
lub napisz: biuro@mitgroup.pl · zobacz też konsulting IT