Pracownik odchodzi z firmy. Co zrobić z jego skrzynką e-mail w Microsoft 365

Każda z tych decyzji ma konsekwencje. W skrzynce są oferty, ustalenia z klientami, zamówienia i reklamacje, których często nie ma nigdzie indziej. Po usunięciu konta w Microsoft 365 skrzynka jest przechowywana tylko przez 30 dni, a potem znika na dobre. Z drugiej strony imienny adres byłego pracownika to jego dane osobowe, więc nie można go używać bez końca.

Da się to załatwić tak, żeby korespondencja została w firmie, imienny adres przestał działać, a licencja nie wisiała na koncie, z którego nikt już nie korzysta. Najpierw przepisy, potem technika.

Adres e-mail i treść skrzynki to dwie różne sprawy

Przy odejściu pracownika warto rozdzielić dwie rzeczy, bo przepisy traktują je inaczej.

Imienny adres e-mail (jan.kowalski@firma.pl)

Imię i nazwisko w adresie to dane osobowe byłego pracownika. Według opisanego przez Prawo.pl wyroku WSA w Warszawie z 21 lutego 2024 r. (II SA/Wa 1007/23), który utrzymał decyzję Prezesa UODO, po zakończeniu zatrudnienia imienny adres trzeba usunąć. Przetwarzanie go zostało ograniczone do wysyłania automatycznej odpowiedzi do nadawców. Bezpieczna praktyka: przez krótki okres przejściowy ustawiasz autoodpowiedź z nowym kontaktem, a potem adres wyłączasz i nie korzystasz z niego dalej do pozyskiwania klientów.

Korespondencja służbowa w skrzynce

Zupełnie czym innym są wiadomości dotyczące spraw firmy: umowy, zamówienia, faktury, reklamacje, ustalenia z kontrahentami. To dokumentacja firmy, która może być potrzebna latami: przy kontroli podatkowej, sporze z klientem czy reklamacji. Usunięcie adresu nie oznacza, że trzeba skasować korespondencję służbową. Trzeba ją jednak przechowywać z określonym celem i okresem, z dostępem tylko dla uprawnionych osób.

Okres przechowywania i zasady dostępu do skrzynek warto opisać w polityce firmy i ustalić z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem. Pomagamy to przygotować od strony technicznej w ramach usługi RODO w IT. Ten artykuł nie jest poradą prawną.

Co zrobić ze skrzynką w Microsoft 365: 5 opcji

Microsoft 365 daje kilka możliwości. Każda ma inny koszt i inne ryzyko.

1. Zostawić konto z licencją

Najprostsze i najdroższe. Płacisz co miesiąc pełną licencję za osobę, której już nie ma, a konto z hasłem i dostępem do danych firmy dalej istnieje. Przy kilku odejściach rocznie to realny koszt, a przy braku porządku także ryzyko bezpieczeństwa.

2. Usunąć konto

Licencja się zwalnia, ale razem z kontem znika poczta. Microsoft podaje, że dane skrzynki są przechowywane 30 dni od usunięcia konta. W tym czasie można je przywrócić, a później są trwale usuwane. Jeśli za pół roku klient wróci z reklamacją, korespondencji już nie będzie.

3. Zamienić na skrzynkę udostępnioną

Popularne rozwiązanie: skrzynkę konwertuje się na udostępnioną i nadaje dostęp następcy. Według Microsoftu skrzynka udostępniona mieści do 50 GB bez osobnej licencji. Ograniczenia: archiwum online i blokada prawna (litigation hold) wymagają już licencji Exchange Online Plan 2 albo Plan 1 z dodatkiem Exchange Online Archiving, a dostęp mają tylko osoby z własną licencjonowaną skrzynką. Do tego imienny adres dalej działa, więc trzeba pamiętać o jego usunięciu lub zmianie.

4. Skrzynka nieaktywna (inactive mailbox)

Jeśli przed usunięciem konta skrzynka zostanie objęta blokadą (hold) lub zasadą przechowywania, Microsoft 365 zamienia ją w skrzynkę nieaktywną i przechowuje dane dalej. To rozwiązanie do zgodności z przepisami, ale wymaga odpowiednich licencji i konfiguracji w Microsoft Purview, a przeszukiwanie odbywa się przez narzędzia eDiscovery, a to zadanie raczej dla administratora niż dla handlowca, który szuka jednej oferty.

5. Eksport do pliku PST

Plik PST na dysku lub pendrive wydaje się tani, ale w praktyce to najsłabsza opcja: plik łatwo zgubić lub uszkodzić, trudno go przeszukać, nie wiadomo, kto ma do niego dostęp, a po kilku latach nikt nie pamięta, gdzie leży.

Archiwum MailStore: poczta zostaje, licencja się zwalnia

MailStore Server to oprogramowanie do archiwizacji poczty niemieckiej firmy MailStore, należącej do OpenText. Tworzy centralne archiwum całej korespondencji firmy, niezależne od skrzynek pocztowych. Przy odejściu pracownika wygląda to tak:

• skrzynka byłego pracownika jest już w archiwum, bo MailStore regularnie, według ustalonego harmonogramu, archiwizuje ją razem z wiadomościami wysłanymi i usuniętymi,
• konto w Microsoft 365 można usunąć i zwolnić licencję, a korespondencja zostaje w MailStore,
• następca dostaje dostęp do odczytu archiwum poprzednika i szuka w nim jak w zwykłej poczcie, także z Outlooka,
• dostęp jest kontrolowany: archiwum widzą tylko osoby, którym nadamy uprawnienia.

Ważna rzecz przy licencjach: MailStore licencjonuje się na użytkowników, których poczta jest archiwizowana. Producent wyjaśnia, że po usunięciu użytkownika byłego pracownika w MailStore jego licencja wraca do puli dla kolejnej osoby, a archiwum zostaje. Nie płacisz więc ani za pustą licencję Microsoft 365, ani za kolejną licencję MailStore za każdą osobę, która odeszła.

Dobrym przykładem są biura rachunkowe. Wdrażaliśmy MailStore m.in. w biurze na 33 komputery. Rotacja pracowników jest tam czymś normalnym, a w każdej skrzynce siedzi korespondencja z kilkudziesięcioma klientami: dokumenty, pytania o rozliczenia, ustalenia z urzędem skarbowym. Gdy księgowa odchodzi, osoba po niej dostaje dostęp do archiwum i od pierwszego dnia widzi całą historię swoich klientów.

Trzeba też dobrze rozumieć, czym to jest. MailStore to nie typowy backup, tylko cała historia poczty wstecz. Zarchiwizowana wiadomość zostaje w archiwum, nawet gdy ktoś usunie ją ze skrzynki albo skasuje całe konto. Zawsze można się cofnąć i sprawdzić, co dokładnie zostało wysłane i kiedy.

MailStore archiwizuje nie tylko Microsoft 365. Obsługuje też lokalny Exchange, Google Workspace i serwery IMAP, np. pocztę na hostingu, a stare pliki PST z dysków pracowników można wczytać do tego samego, przeszukiwalnego archiwum. Archiwum nie zastępuje jednak kopii zapasowej. O różnicy piszemy przy backupie danych dla firm.

Lista kontrolna: odejście pracownika a poczta

Taką kolejność proponujemy klientom, którym prowadzimy obsługę IT:

1. Przed ostatnim dniem. Pracownik przekazuje sprawy i informuje kluczowych klientów o nowej osobie kontaktowej.
2. Ostatni dzień. Blokada logowania, wylogowanie ze wszystkich urządzeń, zmiana hasła, usunięcie z grup i list dystrybucyjnych.
3. Archiwum. Sprawdzenie, że cała skrzynka (z wysłanymi i usuniętymi) jest w MailStore.
4. Autoodpowiedź. Krótka informacja, że osoba już nie pracuje, z adresem do kontaktu, przez okres przejściowy.
5. Dostęp dla następcy. Uprawnienia do odczytu archiwum zamiast przekierowania całej poczty.
6. Usunięcie konta i adresu. Zwolnienie licencji Microsoft 365 i wyłączenie imiennego adresu.
7. Dokumentacja. Notatka, co zrobiono i kiedy, na wypadek pytań pracownika lub kontroli.

Licencja i wdrożenie MailStore z mIT group

Dostarczamy i wdrażamy MailStore w firmach. Załatwiamy licencję, wdrażamy archiwum i zostajemy przy nim po wdrożeniu. Nie musisz kupować oprogramowania osobno i szukać kogoś do instalacji.

• dobór i dostawa licencji na liczbę archiwizowanych użytkowników, z fakturą VAT,
• instalacja na serwerze w firmie lub w chmurze, z kopią zapasową archiwum,
• podłączenie źródeł poczty: Microsoft 365, Exchange, Google Workspace lub IMAP,
• import starej poczty z plików PST i EML, także z komputerów byłych pracowników,
• uprawnienia i dostęp z Outlooka dla osób, które mają korzystać z archiwum,
• opieka: monitoring, aktualizacje i pomoc przy kolejnych odejściach.

Jeśli dopiero przenosisz pocztę, archiwizację warto zaplanować razem z migracją poczty do Microsoft 365, a licencje dobrać od razu do potrzeb. Porównanie znajdziesz na stronie plany Microsoft 365.

Bezpłatna wycena licencji i wdrożenia MailStore

Napisz, ilu użytkowników ma być objętych archiwizacją, z jakiej poczty korzystacie (Microsoft 365, Exchange, Gmail, hosting) i czy macie stare pliki PST. Przygotujemy wycenę licencji i wdrożenia. Zwykle odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Skrzynka byłego pracownika: pytania, które padają najczęściej

Autor artykułu

Adam Mirowski

Nazywam się Adam Mirowski. Jestem absolwentem Wyższej Szkoły Informatyki i Umiejętności w Łodzi. Posiadam trzy specjalizacje związane z moim kierunkiem studiów: programowanie, architektura oprogramowania oraz zarządzanie infrastrukturą sieciową. W mIT group.pl pełnię funkcję Dyrektora Technicznego oraz jestem Wiceprezesem Zarządu spółki. W pracy zawodowej odpowiadam za zapewnienie ciągłości działania systemów klientów, zarządzanie infrastrukturą IT, nadzór nad wdrożeniami i projektami technologicznymi, kontrolę jakości usług oraz wsparcie sprzedaży w obszarze technicznym.

Opublikowano: 4 listopada 2026

Zobacz także

MicrosoftClaude w firmie: jak działa w Copilocie i Office i dlaczego w Europie jest domyślnie wyłączony25.10.2026

MicrosoftCopilot liczy za agentów osobno. Co ustawić w Microsoft 365, zanim przyjdzie pierwsza faktura25.10.2026

MicrosoftWindows 10 w firmie: od 14 października aktualizacje kosztują dwa razy więcej9.10.2026